Conduite de Projets – Change Management

Réussir votre Projet : Vous avez dit « changement »?

Volet 3 : Change Management – Leading Projects

L’analyse attentive et approfondie des obstacles à la réussite des projets (*) – obstacles rencontrés par de nombreuses entreprises et institutions de toutes tailles – a démontré que les problèmes rencontrés par celles-ci trouvent la plupart du temps leur origine dans de sérieuses difficultés à faire face aux changements indispensables qu’elles doivent mettre en oeuvre pour assurer leur pérennité.

Préparer le changement, étape incontournable pour le réussir.

Avant d’en venir au(x) changement(s) à proprement parler, il nous semble utile de prendre d’abord le temps d’analyser une première Phase importante, relative à l’initialisation et à la Conception de votre Projet. Nous définissons ainsi trois étapes incontournables, que nous présentons sous une forme visuelle simplifiée :

Phase 1 – Conception

Après avoir défini une Vision claire pour l’avenir et élaboré une Stratégie d’évolution et de développement pour l’atteindre (Etape 1 – Élaboration d’une Stratégie), vous voudrez probablement, en tant que Sponsor (Commanditaire) immédiatement vous atteler à mettre en oeuvre les changements nécessaires, en passant à … l’action!

Grave erreur!

Il a en effet malheureusement été observé qu’environ 70% des initiatives de changement sont infructueuses et échouent (**) parce qu’elles sont mal préparées et mal cadrées. Ainsi, les entreprises abordent généralement les changements sous l’angle exclusif des aspects techniques et/ou des processus opérationnels et omettent de considérer d’une part la dimension humaine et la culture organisationnelle, et d’autre part la gouvernance à mettre en place pour définir clairement les rôles et responsabilités des acteurs impliqués (Charte de Projet).

Pour réussir les changements, les leaders et les managers, qui exercent souvent le rôle de Sponsor de projet  doivent apprendre à développer l’agilité de leur organisation. Mais en réalité, cette agilité repose essentiellement sur la capacité des travailleurs à… changer! Un cercle vicieux?

Même en apparence chaotique, le changement suit pourtant invariablement des étapes prévisibles. Le Sponsor a donc grand intérêt à les connaître et à charger son chef de projet de mettre en place les actions (Etape 3 – Plan d’action) qui permettront de traverser chacune de ces étapes de manière optimale, en évitant les pièges classiques qui risquent de faire capoter le projet (Etape 2 – Analyse des risques).

Vient ensuite la seconde Phase, la Réalisation du projet, c’est à dire la mise en oeuvre du changement, que nous schématisons de la manière suivante, elle aussi en trois étapes :

Phase 2 – Réalisation

L’objectif est de disposer d’une vision d’ensemble des enjeux du changement, de comprendre les différentes étapes du processus et d’identifier les éléments-clés pour assurer sa réussite. Il importe en effet d’adopter une approche proactive afin de diminuer les résistances au changement au moment de son implantation.

Mettre l'essentiel au coeur de l'important
Résistance au Changement?

« Conduire », « accompagner », « diriger », ou « gérer » le changement : peu importe le terme, l’important est que les collaborateurs concernés finissent par adhérer au changement et se l’approprient pour eux-même.

Cette Etape 1 de Préparation du changement est donc cruciale!

Et concrètement?

Nous avons développé une expertise en la matière et nous la partageons avec vous en vous accompagnant pas à pas.

Il s’agira de vous permettre, en tant que Sponsor ou en tant que Chef de projet :

– de préparer le changement méthodiquement,  consciencieusement et efficacement;
– d’identifier les principaux pièges et risques à éviter, les facteurs clés de succès et les bénéfices attendus du projet;
– de distinguer les étapes charnières du processus de gestion de changement;
– de prévenir les résistances au changement;

Quand le vent du changement se lève, les uns construisent des murs et les autres des moulins à vent.Proverbe chinois

– d’élaborer votre stratégie d’implémentation et de déploiement du changement, et de vous assurer de lui  accorder les moyens financiers et humains nécessaires et suffisants;
– de mettre en place une gouvernance de projet efficace et rigoureuse;

– d’assurer votre crédibilité lors de l’implémentation du changement;
– de développer votre confiance en vous en renforçant votre maîtrise du processus.

De la préparation à la supervision du changement, chaque étape est cruciale
Supervision du Changement

Après avoir pris soin de peaufiner l’étape de préparation du changement, il est maintenant temps de passer à la réalisation effective de votre projet.

Lors de la phase de mise en oeuvre du changement, en tant que consultants, nous n’allons pas nous substituer à vous et à vos équipes. Il est en effet nécessaire que vous conserviez la maîtrise des processus et des actions entreprises. Que vous exerciez vous-même la fonction de Responsable du changement (éventuellement en tant que Directeur de projet, ou en tant que Sponsor) en interne, ou que vous la confiez à un collègue, voire à une équipe dédiée, peu importe. L’essentiel est que vous en soyez le garant et que vous en gardiez le contrôle.

A ce stade, notre rôle consiste à vous assister dans la supervision du changement (Etape 2), en restant un peu en retrait pour disposer d’une vue d’ensemble, d’une prise de recul, d’un regard externe neutre, nécessaires pour vous aider à prendre rapidement les bonnes décisions au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Ce rôle de supervision est tout aussi fondamental pour garantir l’aboutissement optimal de votre projet!

Nous y voilà enfin! Le projet est arrivé à bon port, à la satisfaction de tous. Il est temps maintenant de célébrer cette réussite (Etape 3) et de remercier les collaborateurs pour leur implication et les efforts qu’ils ont consenti.

Vous l’aurez compris, la conduite optimale du changement se calque sur le cycle de vie du projet que vous souhaitez mener à bien. A chacune des étapes de ce cycle, il est indispensable de mener des actions concrètes d’accompagnement au changement et de se remettre sans cesse en question pour s’adapter aux circonstances avec agilité.

Notre Cabinet Direction-Performance® est à votre disposition pour vous accompagner dans ce cheminement et pour faciliter la réussite de vos projets!


(*) Par « projet », nous entendons toute démarche de changement que vous souhaitez mener à bien au sein de votre organisation. Il peut par exemple aussi bien s’agir d’un vaste programme de transformation digitale que du déploiement d’un nouveau logiciel de gestion de la production, ou de la réorganisation d’un département, du lancement d’un nouveau produit, ou encore de la fusion d’entreprises, ou plus simplement du déménagement de vos bureaux…

(**) « Most Change Initiatives Fail – But They Don’t Have To« , Business Journal, 24/05/2013